Hương dẫn thủ tục hồ sơ đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu phổ thông

I.VỀ THỦ TỤC HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CẤP HỘ CHIẾU (01 BỘ):

1. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu, gồm:

- 01 Tờ khai theo mẫu X01 (khai đầy đủ các cột, mục theo hướng dẫn tại phần Chú thích của tờ khai).

- 02 ảnh mới chụp, cỡ 4 x 6 cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, phông nền trắng (01 ảnh dán vào khung phía trên tờ khai, 01 ảnh dán vào mặt sau tờ khai).

- Khi nộp hồ sơ phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân còn giá trị sử dụng. Nếu tạm trú phải xuất trình thêm sổ tạm trú do cơ quan có thẩm quyền cấp để kiểm tra, đối chiếu

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu do mẹ hoặc cha khai và ký thay; nếu do mẹ, cha nuôi hoặc người giám hộ thực hiện thì nộp kèm bản sao giấy tờ chứng minh là mẹ, cha nuôi hoặc người giám hộ hợp pháp. Tờ khai phải được Công an xã, phường, thị trấn nơi trẻ em thường trú (hoặc tạm trú) xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh.

- Nộp 01 bản sao giấy khai sinh (nếu là bản chụp thì xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu).

- Trường hợp trẻ em dưới 9 tuổi đề nghị cấp chung hộ chiếu với mẹ hoặc cha thì khai chung vào tờ khai của mẹ hoặc cha (ảnh trẻ em cỡ 3x4 cm dán vào khung dành cho trẻ em).

2. Hồ sơ đề nghị cấp lại hộ chiếu (hộ chiếu bị mất, bị hư hỏng, còn thời hạn cần cấp lại; tách trẻ em trong hộ chiếu của mẹ hoặc cha) gồm:

- Tờ khai và ảnh như nêu tại Điểm 1 trên đây.

- Nộp thêm các giấy tờ theo từng trường hợp như sau:

+ Trường hợp mất hộ chiếu thì nộp đơn trình báo hoặc giấy xác nhận đã trình báo bị mất hộ chiếu.

+ Trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng hoặc hộ chiếu còn thời hạn nhưng có nhu cầu cần cấp lại thì nộp lại hộ chiếu đó.

+ Trường hợp tách trẻ em trong hộ chiếu của mẹ hoặc cha thì nộp hộ chiếu, 01 tờ khai và 02 ảnh cỡ 4 x 6 cm của trẻ em để cấp riêng hộ chiếu cho trẻ em đó; 01 tờ khai và 02 ảnh cỡ 4 x 6 cm của mẹ hoặc cha để cấp lại hộ chiếu cho mẹ, cha; nếu mẹ hoặc cha đề nghị giữ nguyên hộ chiếu thì chỉ cần nộp tờ khai, ảnh của trẻ em.

3. Hồ sơ đề nghị sửa đổi hộ chiếu (điều chỉnh họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, số giấy chứng minh nhân dân trong hộ chiếu; bổ sung trẻ em dưới 9 tuổi vào hộ chiếu của mẹ hoặc cha) gồm:

- Trường hợp điều chỉnh họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, số giấy chứng minh nhân dân thì nộp 01 tờ khai, 01 ảnh cỡ 4 x 6 cm và kèm theo bản sao giấy tờ chứng minh sự điều chỉnh đó.

- Trường hợp bổ sung trẻ em dưới 9 tuổi vào hộ chiếu của mẹ hoặc cha thì nộp 01 tờ khai, 01 ảnh cỡ 4 x 6 cm của người mang hộ chiếu vào khung phía trên và 02 ảnh cỡ 3 x 4 cm của trẻ em đề nghị bổ sung (dán 01 ảnh vào khung phía dưới, phần dành cho trẻ em, 01 ảnh dán vào mặt sau tờ khai), 01 bản sao giấy khai sinh của trẻ em đó (nếu là bản chụp thì xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu). Tờ khai được Công an phường, xã, thị trấn nơi trẻ em thường trú (hoặc tạm trú) xác nhận, đóng dấu giáp lai  ảnh.

- Hộ chiếu đề nghị sửa đổi còn thời hạn sử dụng ít nhất 01 năm.

4. Ủy thác cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu và nhận kết quả:

- Cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân được ủy thác cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông. Tờ khai (mẫu X01) do người ủy thác khai, ký tên và Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác xác nhận, đóng dấu giáp lai ảnh.

- Trước khi thực hiện việc ủy thác nộp hồ sơ, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác phải thông báo tư cách pháp nhân cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (trừ các cơ quan, ban ngành ở Trung ương và địa phương), việc thông báo chỉ thực hiện 01 lần. Hồ sơ thông báo tư cách pháp nhân gồm:

+ Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc chứng nhận đầu tư;

+ Bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế;

+ Bản sao giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;

+ Văn bản giới thiệu mẫu chữ ký của thủ trưởng doanh nghiệp.

- Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác có công văn đề nghị cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh cấp hộ chiếu cho người ủy thác. Nếu đề nghị cho nhiều người thì kèm theo danh sách những người đó (Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác ký tên, đóng dấu vào danh sách).

- Cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được ủy thác, khi nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, giấy chứng minh nhân dân còn giá trị sử dụng của bản thân và của người ủy thác để kiểm tra, đối chiếu.

- Người ủy thác sau khi làm các thủ tục xác nhận như trên có thể trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, khi nộp hồ sơ và nhận kết quả chỉ cần xuất trình giấy chứng minh nhân dân (không phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp).

- Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nếu đề nghị cấp hộ chiếu cho nhân viên lao động hợp đồng dài hạn từ 01 năm trở lên, phải nộp kèm theo hợp đồng lao động để kiểm tra, đối chiếu.

II. VỀ NƠI NỘP HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CẤP HỘ CHIẾU VÀ NHẬN KẾT QUẢ

1. Các trường hợp nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu và nhận kết quả tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thường trú hoặc tạm trú: trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu; cấp lại hộ chiếu; sửa đổi, bổ sung hộ chiếu; ủy thác cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả.

2. Các trường hợp nộp hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu và nhận kết quả tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (tại 1 trong 3 địa điểm: số 44 - 46 Trần Phú, Tp Hà Nội; số 254 Nguyễn Trãi, Tp Hồ Chí Minh; số 7 Trần Quý Cáp, Tp Đà Nẵng): trường hợp cấp lại hộ chiếu (do hộ chiếu bị mất, bị hư hỏng, còn thời hạn cần cấp lại, tách trẻ em trong hộ chiếu của mẹ hoặc cha); sửa đổi, bổ sung hộ chiếu; ủy thác cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả.

3. Trường hợp nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường Bưu điện thì thực hiện theo hướng dẫn tại Thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh đã niêm yết tại các Bưu cục trên toàn quốc.

 III.VỀ THỜI HẠN TRẢ KẾT QUẢ

1.Hồ sơ nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được giải quyết trong thời hạn không quá 8 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Hồ sơ nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh được giải quyết trong thời hạn không qúa 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời hạn trả kết quả sẽ được cộng thêm số ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Bộ Luật Lao động nếu các ngày nghỉ này trùng vào thời hạn giải quyết hồ sơ.

Nguồn : Cục quản lý xuât nhập cảnh Việt Nam - Bộ Công An